Kijk gerust eens rond bij mijn verschillende klantcases. Vraag jij je af of ik ook iets voor jou en jouw organisatie kan betekenen?
Neem dan geheel vrijblijvend contact op!
STICHTING PRISMA
Stichting Prisma is een zorgorganisatie in het hart van Brabant en richt zich op de gehandicaptenzorg. Een dynamische organisatie die in ontwikkeling is. Sinds de zomer van 2022 mag ik onderdeel uitmaken van het team functioneel beheer AFAS. Het team bestaat uit twee kanjers die heel graag met AFAS willen werken, maar overspoeld worden met vragen waardoor de tijd opgaat aan brandjes blussen in plaats van kennisontwikkeling en bouwen aan de toekomst. Aan mij de taak om de dames bij de hand te nemen en samen naar een stabiele beheerorganisatie te groeien.
In de eerste weken bleek dat veel incidenten over Werving en Selectie gingen. De functioneel beheerders waren dagelijks bezig om de vele tientallen meldingen over sollicitanten die niet aangemaakt konden worden op te lossen. In de beperkte tijd die overbleef werd er gewerkt aan wijzigingsaanvragen. De beperkte tijd zorgde echter voor lange doorlooptijden bij de wijzigingsaanvragen. En dat had een negatieve invloed op het vertrouwen van de organisatie in de software van AFAS en in de functioneel beheerders.
Om grip te krijgen op de situatie was het nodig om de kern van het probleem bij Werving en Selectie op te lossen. Na inventarisatie van de meldingen was het al snel duidelijk waar het probleem in zat. Sollicitanten stuurde meerde sollicitaties in en voor iedere sollicitatie werd de sollicitant als nieuwe gebruiker aangemaakt. Terwijl de sollicitatie moet worden toegevoegd aan de bestaande sollicitant. Door dit probleem op te lossen, hadden we in één keer meerdere meldingen opgelost. En nog belangrijker, de afdeling recruitment had veel minder frustratie omdat zij weer controle kregen over hun eigen workload.
Door het oplossen het probleem liep het aantal meldingen terug van vele tientallen per dag, naar enkele meldingen per week. Dat gaf ons de ruimte die nodig was om gezamenlijk aan de kennis ontwikkeling te werken. Samen met de afdeling HR hebben we prioritering aangebracht in de onderwerpen die opgepakt gaan worden. Vervolgens zijn wij met deze onderwerpen aan de slag gegaan. En omdat je meer leert door zelf te doen in plaats van meekijken, zijn de dames met de onderwerpen aan de slag gegaan. Ik ben de vraagbaak voor het team en de gesprekspartner met de ondersteunende afdeling, zodat de dames in rust hun kennis kunnen ontwikkelen en de gespreksvaardigheden kunnen aanleren om in de toekomst zelfverzekerd door de opgebouwde kennis en ervaring zelf de gesprekken kunnen aangaan.
Inmiddels zijn de eerste wijzigingsaanvragen door functioneel beheer opgeleverd. Ervaart de organisatie een positieve verandering en komt er vertrouwen in het team. Samen met HR is er een roadmap 2023 gemaakt en gaan we gezamenlijk verder. Te beginnen met het ontwikkelen van een vrijwilligersportaal en een optimalisatie van de verzuimbegeleiding. We zijn nog niet waar we willen zijn, maar het licht aan het einde van de tunnel komt steeds dichter bij...
De samenwerking met Ambulante Thuiszorg Limburg gaat terug naar 2018. Het jaar waarin ATZ koos voor de software van AFAS en ik als implementatieconsultant van mijn toenmalige werkgever naar het prachtige Zuid-Limburg werd gestuurd. Wat ooit begon als een implementatie van de standaard HRM en Payroll functionaliteiten, wordt AFAS Profit nu voor bijna alle bedrijfsprocessen gebruikt. Hierdoor is het mogelijk om met een hele kleine staf de vele medewerkers en de cliënten te bedienen.
In de jaren die we samenwerken zijn er al veel mooie functionaliteiten ingericht. De sollicitant Self Service (SSS), inclusief het digitaal ondertekenen van de arbeidsovereenkomsten, maar ook de mutatie worfklows van bestaande medewerkers gaan digitaal en moeten eerst worden ondertekend voordat deze worden verwerkt. Met als resultaat dat de adminstratie altijd klopt met het dossier en medewerkers ook de eigen verantwoordelijkheid ervaren.
De mooiste functionaliteit is misschien niet de grootste qua inrichting maar wel een grootse als het gaat om maatschappelijk betrokken. In 2022 hebben we gezamenlijk op InSite een kerstgeschenken pagina ingericht, waarbij medewerkers een verlanglijstje mocht opgeven voor zichzelf, het gezin of andere naasten. Dit om zeker te weten dat de medewerkers met kerst een leuke verrassing onder de boom hadden liggen. Want met de energieprijzen van toen, was dat lang geen zekerheid.
benieuwd naar het resultaat, klik hier en kijk snel op de inspiratiepagina van AFAS.
Momenteel zijn we druk bezig met het ontwikkelen van een koppeling tussen AFAS en Nedap waarbij we de volledige cliëntadministratie naar AFAS overzetten, zodat we procesgestuurd kunnen gaan werken en daarmee borgen dat bijvoorbeeld het zorgdossier altijd actueel is en er geen zaken blijven liggen.
Daarnaast is er met behulp van rapportages en dashboards ook inzicht in bijvoorbeeld wachtlijsten en kan de te leveren zorg worden afgezet tegen de beschikbare uren van medewerkers.
We zijn pas net begonnen, zodra er meer inzicht is te geven zal ik dat hier delen!
Sinds de start van de samenwerking eind 2020 heb ik op diverse onderdelen mogen ondersteunen. Denk hierbij aan begeleiding/opleiden van de salarisadministrateur en het fungeren als vraagbaak voor de functioneel beheerder. Maar ook het restilen van InSite naar eigen huisstijl of meedenken bij het realiseren van een koppeling tussen AFAS Profit en Inplanning van Intus. In het kader van de koppeling, heb ik voor NEO huisartsenzorg een looninrichting gebouwd die de aanvulling van meer gewerkte uren en ANW diensten automatisch uitbetaald indien de medewerker ziek. Deze looninrichting levert AFAS in veel zorg cao's standaard uit, maar door het ontbreken van een eenduidig beleid binnen de cao Huisartsenzorg, is dat hier niet mogelijk.
In de cao Huisartsenzorg staat het volgende beschreven:
1. Wanneer een medewerker ziek is, dan krijgt de medewerker over de ziekte uren het gemiddelde van de meergewerkte uren en ANW-diensten van de afgelopen 6 maanden krijgt uitbetaald.
2. Wanneer een medewerker verlof opneemt, dan krijgt de medewerker over de verlofuren een gemiddeld ANW% van het afgelopen jaar uitbetaald.
Beide berekeningen kunnen niet door het roosterpakket worden aangeleverd en daarom heeft NEO Huisartsenzorg gevraagd of ik dit in Profit via maatwerk looncomponenten kan berekenen. Dat is natuurlijk mogelijk en dus ben ik aan de slag gegaan.
Voordat ik ben begonnen met bouwen heb ik eerst in overleg met de salarisadministrateur vastgesteld hoe de regeling volgens NEO Huisartsenzorg hoort te zijn. Niets is zo vervelend als er ruis ontstaat doordat er verschillende interpretaties zijn. Toen alles duidelijk was ben ik de looninrichting gaan bouwen en testen. Na mijn eigen test heeft de salarisadministrateur nog uitvoerig getest en na het finale akkoord, is sinds januari 2023 de nieuwe looninrichting in gebruik en krijgen medewerkers bij ziekte of verlof automatisch de aanvullingen uitgekeerd.
Dit beespaart de salarisadministrateur heel veel handmatige berekeningen en de kans op een foutieve berekening is ook tot het minimum teruggebracht.
Een echte WIN-WIN situatie.
Wil je meer informatie over mijn diensten of hebt je een andere specifieke vraag?
Contactgegevens
Koningin Wilhelminaweg 1
6562 KX Groesbeek
06 58 96 22 04
frank@consultehren.nl
© ConsultEhren 2023. All rigths reserved. Algemene voorwaarden